Privacyverklaring

Europese Verordening rond General Data Protection Regulation, kort GDPR

Algemene Verordening Gegevensbescherming, kort AVG

1. Algemeen

De Koninklijke voetbalvereniging HOESELT hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Koninklijke voetbalvereniging HOESELT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als AVG of GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren

Als Koninklijke voetbalvereniging HOESELT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: Koninklijke voetbalvereniging HOESELT Bergstraat zn 3730 Hoeselt Emailadres: kvvhoeselt@gmail.com

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de Koninklijke voetbalvereniging HOESELT verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het aansluiten van spelers bij de Koninklijke Belgische voetbalbond en Voetbalfederatie Vlaanderen zodat deze gerechtigd zijn deel te nemen aan de wedstrijden door hogergenoemden georganiseerd.
  • Het verzekeren van spelers en vrijwilligers.
  • Het opstellen van sociale en fiscale fiches
  • Het bijhouden van de ledenadministratie
  • Het bijhouden van het vrijwilligersregister
  • Het organiseren van wedstrijden, tornooien en trainingen
  • Het registreren van betalingen (lidgelden)
  • Het correct verwerken van contracten, facturen e.a. in de boekhouding
  • Het uitvoeren van onze fiscale verplichtingen jegens het A-team en de trainersstaf
  • Het bijhouden van contactgegevens met het oog op een efficiënte manier van communiceren

We registreren enkel gegevens in het kader van een contractuele overeenkomst, een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting. Er zal steeds om je expliciete toestemming worden gevraagd.

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken ter uitvoering van de onder punt 2 genoemde doelstellingen :

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Bankrekening
  • Beeldmateriaal

Uitzonderlijk kunnen volgende gevoelige gegevens verzameld en verwerkt worden:

  • Aanvragen van medische afwijkingen bij jeugdspelers zoals voorzien in het Bondsreglement B1009
  • Noodzakelijke medische gegevens nodig voor de aangifte van een sportongeval zoals voorzien in het Bondsreglement onder titel 21

Deze gevoelige gegevens worden enkel verwerkt door de Gerechtigde correspondent van de club en niet langer bijgehouden dan het lopende seizoen of de afwikkeling van de aangifte van ongeval.

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door hiervoor aangestelde bestuursleden van de vereniging

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzekeren van spelers en vrijwilligers
  • het inschrijven van spelers bij de federatie
  • het uitvoeren van het lidmaatschap bij de KBVB
  • het doen opstellen van fiscale en sociale fiches zoals voorgeschreven in de wet op de vrijwilligers en de bijzondere wetgeving omtrent de sportbeoefenaars

Wij geven enkel persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we een overeenkomst hebben afgesloten. De Koninklijke voetbalvereniging HOESELT valt als verwerker van gegevens onder het addendum van de Koninklijke Belgische Voetbalbond en haar Vlaamse vleugel, Voetbal Vlaanderen telkens met maatschappelijke zetel te 1020 Brussel, Houba de Strooperlaan 145. Dit addendum trad in werking op 1 mei 2018 en maakt integraal deel uit van de hoofdovereenkomst tussen de Koninklijke voetbalvereniging HOESELT en de Koninklijke Belgische Voetbalbond, kort KBVB. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger

7. Site

De Koninklijke voetbalvereniging HOESELT beschikt over de site https://kvvhoeselt.be. Deze beveiligde site maakt geen gebruik van cookies, wel van google analyse tracking.

8. Bewaartermijn

De Koninklijke voetbalvereniging HOESELT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van een wet is vereist

9. Beveiliging van de gegevens

Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking

De opgeslagen data worden beschermd door afdoende beveiliging te activeren. Het pakket “Norton Security with Backup” is geïnstalleerd om bescherming te bieden. De bescherming geldt tegen alle mogelijke digitale bedreigingen. Het pakket bevat een auto-protect anti-virus oplosssing en SONAR-beveiliging. Ook het netwerk wordt beveiligd door een firewall, inbraakpreventie en e-mailbeveiliging. Ook worden browserbeveiliging en downloads gecontroleerd. Tot slot biedt dit pakket ook een beveiligde back-up functie. Alle data worden ook op regelmatige basis veilig gesteld door middel van lokale back-ups.

Data die gedeeld dienen te worden met een beperkte groep bestuursleden worden in een gedeelde en beveiligde Google-Drive geplaatst. Enkel de bevoegde personen krijgen zo toegang tot bepaalde mappen.

Tot slot worden de nieuwste softwarepakketten gebruikt. Ook worden automatische updates steeds geactiveerd van Windows 10 en Office 365. Dit om ook via deze wegen de best mogelijk bescherming van alle data te bereiken.

Steeds worden alle wachtwoorden op regelmatige basis veranderd en wordt er gebruikt gemaakt van sterke wachtwoorden. Uiteraard wordt voor elke toepassing een uniek wachtwoord gebruikt.

Alle personen die namens de Koninklijke voetbalvereniging HOESELT van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van je persoonsgegevens

10. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken

11. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijziging privacyverklaring

De Koninklijke voetbalvereniging HOESELT kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 24/05/2018.